Questo meeting poteva essere un'e-mail

Le aziende si trovano a dover affrontare una spesa spropositata: ogni anno vengono infatti investiti ben 34 Miliardi di Euro in meeting che spesso si rivelano una perdita di tempo e la cifra è in aumento di anno in anno. Il problema però, non si limita solamente alle risorse economiche che vanno sprecate: le riunioni frequenti diventano un ostacolo alla produttività dei dipendenti, rubando tempo prezioso ai compiti critici e contribuendo ad aumentare il livello generale di stress lavorativo. Ricordiamo tutti durante la pandemia lo “stress da zoom”.

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Tra meeting strategici, di allineamento, di feedback e di brainstorming è sorprendente constatare quanto tempo dedichiamo alle riunioni: secondo uno studio condotto su 500 dirigenti, il 25% di questi dichiara di trascorrere in riunione in media ben 11 ore a settimana. È da questa costante presenza delle riunioni nei nostri calendari che spesso scaturisce un senso di frustrazione e stanchezza: parole come "facciamo una call veloce", spesso generano più stress che valore aggiunto. Da qui il famoso detto "Questo meeting poteva essere un'email". Vediamo insieme in quali casi è vero.

Quando non è necessario pianificare una riunione?‍

La scelta tra riunione e comunicazione tramite e-mail dipende spesso dalla natura e dall'urgenza delle informazioni che devono essere scambiate. È possibile evitare una riunione e optare per l'invio di email quando:

• Hai bisogno di una risposta rapida oppure di chiarimenti su un argomento specifico. In queste situazioni, l'uso dell'email si rivela ideale per uno scambio veloce e mirato di informazioni. Le email consentono di ottenere risposte immediate, senza dover convocare un'intera riunione.
• Quando stai affrontando questioni di routine o stai lavorando su progetti a lungo termine. In questo caso puoi utilizzare le email o altri strumenti di lavoro collaborativo per aggiornare gli altri membri del team sullo stato dei lavori. Per gestire task e avanzamenti dei progetti, esistono infatti alcuni strumenti che supportano le Kanban Board, come ad esempio Trello e tool più complessi come Jira, che permettono al team di gestire priorità, task, scadenze, checklist e altro. In questo modo tutti gli interessati sono sempre aggiornati sullo stato di avanzamento e non ci sarà bisogno di impiegare tempo prezioso in riunioni di allineamento o email estese.
• Quando devi comunicare istruzioni: in questo caso non solo il meeting è sconsigliato, ma è addirittura preferibile utilizzare la posta elettronica. Le istruzioni trasmesse via email offrono un vantaggio tangibile in termini di chiarezza e precisione. Questa forma di comunicazione fornisce a tutti i membri del team un riferimento scritto e consultabile a piacimento, riducendo il rischio di fraintendimenti.

Oltre a queste situazioni comuni, esistono contesti specifici, come lo sviluppo software, che richiedono approcci più strutturati. Ad esempio, nell'ambito di metodologie come Scrum, vengono definite modalità precise per organizzare le riunioni. Il "Daily Scrum" rappresenta un esempio: una breve sessione giornaliera pensata per discutere i progressi e individuare eventuali ostacoli. Questa riunione breve (solitamente di 15 minuti o meno) incoraggia la schematicità e la focalizzazione, invitando i partecipanti a rimanere in piedi per mantenere la brevità dell'incontro.

Come migliorare la gestione delle riunioni 

Ogni contesto aziendale, ogni team e ogni progetto presentano esigenze uniche. Non esiste una formula universale che possa adattarsi perfettamente a tutti. Tuttavia, esistono pratiche che, se adottate con saggezza, possono migliorare notevolmente l'efficacia di una riunione, dalla pianificazione alla conclusione.

1. Prima di tutto è necessario pianificare gli obiettivi della riunione: questo ci aiuterà anche a capire se è necessaria, o se “poteva essere un’email” e a creare un ordine del giorno dettagliato. Quest'ultimo consente di stabilire in anticipo gli obiettivi, i responsabili, i partecipanti e i tempi previsti per ogni punto all'ordine del giorno.
2. È essenziale che tutti i partecipanti abbiano accesso alle stesse informazioni in anticipo. Questo evita la perdita di tempo durante la riunione e consente di iniziare il lavoro con un livello di comprensione comune.
3. Durante l'incontro, è consigliabile incoraggiare tutti i partecipanti a esprimere le proprie opinioni e idee senza sentirsi obbligati a intervenire. Raccogliere il più ampio spettro possibile di punti di vista può arricchire la discussione e portare a soluzioni più complete.
4. A conclusione della riunione, una buona prassi consiste nell'invio di un'email di follow-up ai partecipanti. Questo riepilogo dovrebbe includere i punti trattati, le decisioni prese e i passi successivi da intraprendere. Questo chiarimento post-riunione serve a mantenere l'allineamento e l'accountability per l'azione futura.

Per acquisire competenze nella gestione efficace delle riunioni, potrebbe anche essere necessario seguire una formazione specifica. Il corso di gestione delle riunioni è un percorso formativo che ha lo scopo di fornire ai partecipanti le conoscenze e le competenze necessarie per pianificare, organizzare e condurre riunioni efficaci.

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