Metodologie e Framework di Project Management: come scegliere

La gestione efficace dei progetti è una competenza ormai essenziale a qualunque figura lavorativa. Per i progetti più complessi, è però possibile, e in molti casi consigliato, affidarsi a un professionista esperto nelle metodologie di Project Management, in grado di selezionare l'approccio più idoneo alle specifiche esigenze del progetto. In altre parole, la conoscenza e la scelta della metodologia può essere decisiva per la buona riuscita del progetto stesso. 

Non esiste nè una metodologie migliore delle altre, nè un approccio che funziona per tutti i progetti: ciascuna metodologia offre vantaggi distinti che consentono al Project Manager di guidare il progetto verso il raggiungimento dei suoi obiettivi.

In questo articolo, scopriamo quali sono le 5 metodologie di Project Management più utilizzate dalle aziende e come sceglierle in base al progetto.

Definiamo le metodologie di Project Management 

Una metodologie è un sistema di principi, tecniche e procedure utilizzate per portare a termine un obiettivo: in questo caso, la conclusione positiva del progetto. Tipicamente, le metodologie di Project Management differiscono non solo nell’organizzazione e nella struttura, ma anche per l'importanza attribuita a differenti elementi del progetto, influenzando di conseguenza la pianificazione e l'esecuzione delle attività.

La metodologia prescelta sarà quindi quella che meglio si adatta agli obiettivi, agli aspetti organizzativi e ai fattori critici di successo del progetto. 

Gli aspetti principali da considerare quando si sceglie una metodologia di project management sono, ad esempio:

• Livello di maturità dell’organizzazione nell’applicazione del project management
• Principali driver di business
• Obiettivi del progetto
• Tipologia e numero di stakeholder
• Tipologia di deliverable da realizzare e consegnare
• Assunti e vincoli
• Rischi
• Dimensioni, complessità e budget del progetto

5 metodologie e framework essenziali

Vediamo ora quali sono le 5 metodologie di Project Management più utilizzate ad oggi e ne analizziamo brevemente le caratteristiche. 

• Project Management Institute (PMI) - Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Il PMBOK in realtà è più un framework che una metodologia e fornisce una guida completa  per la gestione dei progetti, organizzata in processi e conoscenze best practice. Ha una struttura ben definita e riconosciuta a livello globale ed è spesso associata con la metodologia waterfall, dove le fasi di un progetto sono gestite in modo sequenziale. Le best practices del PMBOK sono particolarmente adatte per progetti complessi e di lunga durata, in settori regolamentati come l'ingegneria, la costruzione e la sanità.
• Prince2 (Projects IN Controlled Environments). Prince2, invece, è una vera e propria metodologia, che si concentra sull'organizzazione, il controllo e la gestione delle attività progettuali. Nata nel Regno Unito per la gestione di progetti informatici governativi, ora viene utilizzata e riconosciuta in tutto il mondo. Si compone di 7 principi ed è una metodologia altamente flessibili ed adattabile, che promuove la suddivisione dei compiti e la responsabilizzazione. Prince2 è una valida scelta per progetti che richiedono una chiara struttura organizzativa, anche se l’eccessiva burocrazia la rende una scelta non adatta ai progetti di piccole dimensioni.
• Agile Project Management. Anche Agile non è esattamente una metodologia, in quanto non specifica gli strumenti e i processi che dovrebbero essere utilizzati, ma si tratta piuttosto di un mindset per la gestione dei progetti. Si concentra in particolare sulla consegna rapida e continua del valore al cliente attraverso cicli di sviluppo iterativi ed incrementali. “Agile” è in ogni caso un termine che racchiude una serie di metodologie che prediligono la flessibilità e l’adattabilità alle esigenze mutevoli del cliente e un maggiore coinvolgimento degli stakeholder nel processo decisionale. È particolarmente adatta per i progetti innovativi ad esempio software e sviluppo di prodotti, dove i requisiti possono evolvere nel tempo.
• Lean Project Management. L’approccio lean, nato all’interno del sistema di produzione Toyota, è basato su 3 principi fondamentali: fornire valore come specificato da cliente, l’eliminazione degli sprechi e il miglioramento continuo. Grazie a questi principi, lean si può concentrare sulla riduzione dei costi e dei tempi di consegna e su una maggiore efficienza e qualità del prodotto. Per questi motivi, è particolarmente adatto per progetti di produzione e processi operativi dove è importante massimizzare l'efficienza.
• Critical Path Method (CPM), o metodo del percorso critico, che si concentra sulla visibilità dei task e sull’avanzamento del progetto. Si tratta di una tecnica di pianificazione e programmazione delle attività basata sulla loro dipendenza e durata. che permette di gestire le risorse e i tempi in modo efficace. CPM è una metodologia particolarmente adatta per progetti con attività ben definite e dipendenze chiare, come costruzioni, ingegneria e sviluppo di software.

Come scegliere la metodologia 

Come accennato nell’introduzione, la scelta di una metodologia o di un framework di project management dipende da una serie di fattori che devono essere tenuti in considerazione per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni progetto e all'ambiente circostante. 

1. Livello di maturità dell'organizzazione. Il PMBOK, ad esempio, è adatto a tutte le aziende dal momento che offre una struttura consolidata, mentre Prince2 è ideale per le grandi aziende, più mature nell'utilizzo di metodi strutturati di Project Management. Agile, invece, richiede che le aziende siano flessibili e disposte all'apprendimento continuo, mentre Lean richiede un cambio culturale e organizzativo significativo. CPM è tipicamente utilizzato in organizzazioni già mature nell'utilizzo di metodi strutturati di pianificazione e controllo attività.
2. Principali driver di business. Ogni metodologia ha il suo focus: più si avvicina ai principi e ai valori aziendali, più sarà facile implementare quella specifica metodologia. Ad esempio, Prince2 è fortemente orientato al business e al valore, mentre Lean si concentra sulla riduzione degli sprechi e sull'ottimizzazione del flusso di lavoro per massimizzare il valore. Agile è orientato alla soddisfazione del cliente e al miglioramento continuo, mentre il PMBOK dipende dal settore e dal contesto aziendale.
3. Obiettivi del progetto.La scelta della metodologia passa anche dalla tipologia di obiettivi richiesti dal progetto. Il PMBOK offre obiettivi definiti e strutturati con una visione a lungo termine, mentre Agile è flessibile e soggetto a modifiche e adattamenti iterativi. Prince2 fornisce obiettivi chiari e focalizzati sul valore del business, mentre Lean si concentra sull'ottimizzazione del flusso di lavoro per conseguire obiettivi a lungo termine.
4. Tipologia e numero di stakeholder. Il coinvolgimento attivo e diretto dei clienti e degli stakeholder è caratteristico di Agile e Lean, mentre Prince2 richiede una varietà di stakeholder definiti in base al progetto. Il PMBOK si adatta ai diversi contesti e tipologie di stakeholder.
5. Tipologia di deliverable da realizzare e consegnare. Si chiamano deliverables ogni tipo di prodotto o servizio da consegnare al cliente e hanno un peso notevole nella scelta della metodologia di progetto. Agile è flessibile e soggetto a modifiche continue e si adatta facilmente a tipologie di deliverable variabili. Prince2 specifica dettagliatamente i deliverable nei temi e nei processi, mentre Lean si concentra sulla riduzione degli sprechi e sull'ottimizzazione del flusso di lavoro.
6. Assunti e vincoli. Tutte le metodologie identificano e gestiscono assunti e vincoli, ma con approcci e livelli di dettaglio diversi. Il PMBOK e Prince2 li gestiscono attraverso il processo di gestione dei rischi, mentre Agile si adatta in modo iterativo e continuo. Lean focalizza l'attenzione sulla riduzione degli sprechi e sull'ottimizzazione del flusso di lavoro.
7. Rischi: L'identificazione e la gestione dei rischi sono parte integrante di tutte le metodologie e framework, che li gestiscono in modo diverso. Ad esempio, Agile e Lean gestiscono i rischi in modo collaborativo e continuativo con il coinvolgimento degli stakeholder, mentre il PMBOK e Prince2 li affrontano attraverso processi strutturati di risk management.
8. Dimensioni, complessità e budget del progetto. Se è vero che tutte le metodologie possono adattarsi a progetti di varie dimensioni, complessità e budget, è anche vero che le caratteristiche che abbiamo visto fino ad ora avranno un peso più o meno significativo rispetto al progetto. Ad esempio, i progetti altamente complessi possono richiedere un approccio più strutturato e metodologie come PMBOK e Prince2, che offrono processi dettagliati e orientati ai risultati. Agile potrebbe essere una buona scelta per un progetto con un budget limitato.

La scelta di una metodologia di Project Management è quindi complessa e prende in esame una serie di fattori, compresi i vantaggi e i focus delle singole metodologie. È importante conoscere e valutare attentamente queste considerazioni per selezionare la metodologia che meglio si adatta alle esigenze del progetto, facilitando così il successo e il raggiungimento dei risultati desiderati. 

Attraverso programmi di formazione mirati, manager, stakeholder e membri del team di progetto possono acquisire una migliore comprensione delle metodologie fondamentali del Project Management e imparare ad applicarli in modo efficace alla propria realtà aziendale. La formazione fornisce ai membri del team le competenze necessarie per utilizzare efficacemente gli strumenti e i processi specifici di ogni metodologia, garantendo così una corretta esecuzione del progetto. Chiedi un preventivo a Formile.it!